Come scrivere una mail efficace

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at-1013505_960_720Ogni volta che in televisione trasmettono il film “C’è posta per te” non possiamo fare a meno di pensare come sia cambiato il modo di comunicare e quanto le mail, oggi, siano fondamentali per la gestione dei rapporti umani e soprattutto di lavoro. Nessuna app di messaggistica istantanea riuscirà mai a mandare in pensione la posta elettronica.

Iniziamo subito dalla riga dell’oggetto che deve far riconoscere al volo il contenuto della mail, ovviamente sono sconsigliate le parole generiche o le espressioni vaghe del tipo: “Invio documenti”, meglio scrivere “Invio documenti contabili: bilancio 2015”.

Per scrivere una mail efficace senza perdere troppo tempo e senza perdersi in giri di parole inutili, vi sono dei piccoli trucchi che possono sembrare banali a molti di voi, quindi sottovalutati. La mail è come una lettera, quindi il testo deve iniziare con un saluto appropriato. Se si tratta di una mail di lavoro per clienti o fornitori è opportuno utilizzare come formula introduttiva una delle seguenti espressioni:

  • Gentile Dott. Verde (vi salva in molti casi!)
  • Egregio Avv. Bianchi

Dopo il saluto iniziale andate dritti al punto, il destinatario non ha tempo da perdere la gestione del tempo non riguarda solo il mittente, ma anche chi deve leggere la mail, quindi evitate premesse e giudizi personali ove non sono richiesti. La poetessa Wislawa Szymborska sosteneva che in un discorso “la prima frase è sempre la più difficile”, e questo vale anche per le mail. Facciamo un esempio pratico di una mail formale:

            Gentile Dott. Bianchi,

            come da Lei richiesto allego alla presente i documenti necessari per la pratica.

Se non avete avuto contatti con il destinatario ed è la prima volta che gli scrivete dovete aggiungere qualche dettaglio:

            Gentile Dott. Bianchi

            sono Mario Rossi, giornalista della rivista “Vivere in salute” avrei bisogno di un suo parere        per un articolo sui rischi derivati dall’assunzione di cibi contenenti carbone vegetale. Mi concede un’intervista?

Gli americani sono dei veri esperti di mail brevi, noi italiani invece abbiamo il difetto di essere prolissi. Con frasi brevi e dirette ci sono anche meno possibilità di essere fraintesi. Anche l’occhio vuole la sua parte, quindi non modificate il carattere e non abusate di grassetti e corsivi, se il destinatario deve stampare la mail perché vi sono delle informazioni importanti, non deve terminare l’inchiostro a causa vostra. Nelle mail di lavoro è preferibile inserire degli elenchi puntati e numerati, con questioni che richiedono risposte altrettanto brevi. Prima di cliccare sul tasto invio, rileggete la mail e usate il controllo ortografico per scovare i refusi. Un errore di battitura può cambiare il significato del testo.

Nelle impostazioni del provider di posta elettronica modificate la vostra firma, ovvero le informazioni che appaiono nella parte inferiore della mail, ci sono persone che aggiungono delle citazioni che li rappresentano. Una firma efficace deve contenere il link al sito web (se esiste), l’indirizzo di lavoro, il numero di telefono, i contatti social.

Se utilizzate le email per la vendita, inoltre, non vi può mancare una mailing list efficace. E non dimenticate mai una regola d’oro: non siate troppo insistenti! A nessuno fa piacere ricevere troppe email: non vi agitate se qualcuno non vi risponde per qualche giorno, magari  è solo in vacanza!

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Valeria Martalò

Blogger e Web Writer. Racconta, su Quintuplica, le storie vere di chi ha cambiato vita, grazie a una nuova professione o avviando un'attività.

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